Prezintă, uşor!

Una dintre etapele cele mai importante a unei prezentări este pregătirea anterioară expunerii propriu-zise. Indiferent de cât de buni vorbitori suntem, de cât de bine cunoaștem subiectul despre care urmează să vorbim, trebuie să ne organizăm într-un fel ceea ce urmează să expunem în fața publicului, să ne asigurăm că povestea noastră spune ceea ce trebuie. Durata acestei etape scade cu cât începem să acumulăm experiență, începem să “simțim” unele elemente cum ar trebui îmbinate, pentru a obține efectul dorit.

Înainte de a începe orice, trebuie să ne stabilim care e scopul/scopurile prezentării și ce rezultate dorim să obținem prin atingerea acestora. Odată stabilite aceste detalii, începem să construim conținutul, având mereu în minte unde vrem să ajungem. După ce am făcut pe “fițuică” o versiune brută a materialului, trecem de cel puțin două ori prin el și eliminăm orice pare la cea mai mică vedere că nu se potrivește. NU avem nevoie de conținut mult, ci de conținut de calitate. Mult nu înseamnă bine, spune ceea ce vrei să spui și pleacă, chiar dacă durează cinci minute!

După ce am rezolvat cu materialul, trecem la exersat discursul. Atenție, acesta nu trebuie să fie unul tocit, nu asta înțeleg prin a pregăti discursul. Această repetiție are rolul de a-ți da seama cum se îmbină tot ceea ce ai pus pe hârtie atunci când vorbele îți ies pe gură. Fii la fel de critic ca și la ceea ce ai scris! Ai o responsabilitate față de public să nu le irosești timpul.

Să fii foarte bine pregătit în subiectul ce urmează să-l prezinți, dacă nu știi ceva recunoaște cu promisiunea că vei reveni cu un răspuns. Este mai bine să recunoști o scăpare, decât să încerci să o “repari”. În public ai tot felul de tipuri de oameni, unii mai deschiși la informație, alții mai puțin. O descriere interesantă a acestor tipologii, mai ales în cazul unei comunicări cu specific tehnic, găsiți în această carte, Driving Technical Change: Why People On Your Team Don’t Act On Good Ideas, and How to Convince Them They Should. Părerea mea e că unele din acele tipologii se găsesc cam în orice tip de audiență, indiferent de subiect.

În final, dar nu în ultimul rând, nu uitați că această pregătire vă va da mai multă încredere în sine, veți fi mai relaxați și mai raționali.

Am pus mai jos o prezentare foarte bună de la creatorul jobului de “evangelist” pe vremea când lucra pentru Apple, Guy Kawasaki.

Ce are special prezentarea lui? Își structurează expunerea sub forma unui Top 10. În felul acesta, spune el, dacă prezintă prost măcar știi că mai rău de atât nu va fi și îi poți urmări progresul pe parcursul prezentării. Din acest stil de prezentare nu lipsește umorul, plasat foarte bine pentru a menține atenția cât mai alertă.

Părțile mele preferate din expunerea de mai jos sunt acelea când vorbește despre orientarea companiilor spre nișe și despre regula 10/20/30 (10 slideuri/20 de minute/30 px dimensiunea la font). Găsiți slideurile pe blogul lui, aici.

Esențial pentru reușita unei prezentări este să o facem cât mai accesibilă pentru public. Noi, ca prezentatori, trebuie să ne străduim să o facem cât mai comestibilă și nu publicul trebuie să se chinuie să o descifreze, că doar e interesul lor să învețe (!?!?!).

Titlul unei prezentări creează un set de așteptări în creierul spectatorilor. Atenția lor va fi împrospătată la auzul cuvintelor din titlu în timpul prezentării, acele cuvinte au un rol de declanșator. Acest lucru nu înseamnă că trebuie să le repetăm excesiv, însă trebuie să facem legătura foarte ușor dintre titlu și conținutul efectiv, mai ales atunci când corespondența nu este evidentă. Dar chiar și așa, trebuie să ne asigurăm că punctul nostru de vedere este perceput corect, doar acesta este scopul prezentării. Dacă nu evidențiați relevanța conținutului cu titlul, atunci publicul se va simți fraierit, vor crede că li s-a promis pere și li s-a vândut mere. Nu lăsați loc de interpretări, spuneți ceea ce vreți să spuneți.

La fel de important este să ne vindem ideile cu pasiune. Acest lucru este foarte greu dacă ideile nu ne reprezintă, dacă nu credem în ele. Dacă trebuie să prezentăm ceva ce nu ne aparține atunci trebuie să exersăm foarte mult și să avem grijă să părem cât mai naturali, pentru că din momentul în care arătăm, cât de puțin, că nu ne reprezintă vorbele care ne ies pe gură, putem la fel de bine să lăsăm totul și să plecăm. Dacă sunteți nevoiți să prezentați idei “străine” de voi, încercați să contribuiți și voi cu conținut personal și să vă pregătiți foarte bine.

Cine este Bill Clinton?

Poate unul dintre cei mai populari preşedinţi americani, dar cel mai important pentru noi, este un foarte bun prezentator. Ce-l face aşa de bun în acest domeniu, ne spun cei doi autori ai cărţii The Clinton Factor, David Gillespie și Mark Warren.

“Factorul Clinton” reprezintă totalitatea acelor tehnici care îl ajută pe Bill Clinton să exceleze în acest domeniu, ceea ce face foarte bine şi noi putem învăţa de la el. Cele trei dimensiuni ale “factorului Clinton” sunt (şi le voi păstra denumirile în engleză): story, status şi focus. Aceste trei componente combinate şi utilizate corect sunt ingredientele de bază necesare unei expuneri de succes. Le voi comenta pe fiecare pe scurt:

1. Aşa cum am mai discutat, povestea este foarte importantă. Nu o să mai reiau aici acest subiect.
2. Statusul se referă la atitudinea ta generală: fizică, mentală, emoţională, vocală. Statusul general trebuie să fie la un nivel mediu, între 5 şi 7, treci peste 7 dai senzaţia că vrei să impui, sub 5 pari că cerşeşti atenţie. Trebuie să ne folosim limbajul trupului pentru a transmite o atitudine deschisă, calmă, care să încurajeze publicul să se deschidă, să fie receptiv.
3. La capitolul focus trebuie reţinută tehnica unui domn, pe nume Konstantin Stanislavski. Acesta a revoluţionat tehnicile de actorie din lumea întreagă, dar aici ne interesează doar cercurile lui de concentrare. Cele trei cercuri de concentrare se referă la trei niveluri de focus, din exterior spre interior, de la focus spre departe la focus spre aproape, de la focus distribuit la focus concentrat.

Cercurile de concentrare

Primul nivel sau cerc de concentrare este cel al focusului distribuit, cel de la care plecăm, de obicei într-o prezentare. Ne focusăm privirea în public, în depărtare, “survolăm” cu privirea publicul spre extremităţi în timp ce vorbim, în felul acesta cu toţii vor simţi un contact între prezentator şi ei, chiar şi cei din faţă.

Al doilea nivel constă în a face contact visual direct cu oameni din public, la întâmplare. La unii vorbitori se poate observa cum îşi plimbă capul atunci când vorbesc (doi oameni din stânga, doi din centru, doi din dreapta, apoi de la capăt). Contactul vizual nu trebuie să dureze mai mult de 2-3 secunde şi trebuie să îţi plimbi privirea cât mai mult prin sală. Unii oameni au tendinţa să se uite doar într-o anumită zonă, din diferite motive.

Al treilea nivel este cel al gândirii. Acest nivel este folosit mai ales in interviuri. Când Bill Clinton primeşte o întrebare, nu îl întrerupe pe cel din faţa lui şi  înainte de a răspunde face o pauză de gândire, chiar dacă este sau nu necesară. Această pauză trebuie să fie cât mai naturală şi să nu dureze prea mult.

De obicei, pentru prezentatori, primul cerc este cel menținut cel mai mult și este cel mai confortabil. Din acesta se trece la unul din celelalte două. Cel de-al treilea cerc trebuie folosit cu grijă și în momente bine planificate. Unii își încep expunerile cu cel de-al treilea cerc, în așteptarea ca publicul să se liniștească, mimând aranjarea foilor, semnalând începerea discursului și fără ca publicul să se simtă mustrat în vreun fel.

Pe post de încheiere…

În încheierea acestui articol vă pun la dispoziție, cu ajutorul youtube.com, două filmulețe cu Bill Clinton. Urmăriți și încercați să identificați elementele de mai sus in speechurile lui. Și nu în ultimul rând, citiți The Clinton Factor, nu veți regreta!

De curând am participat la o prezentare din care am realizat un lucru foarte important: povestea pe care o spui contează enorm! Poate la restul elementelor mai poți face rabat, dar povestea pe care o spui, experiența pe care împarți celor din fața ta contează cel mai mult.

Dragoș nu a avut o prezentare PowerPoint sau orice alt element vizual, doar pe el. Deși avea emoții vizibile, se plimba dintr-o parte în alta și din când în când, expira adânc încercând să-și calmeze emoțiile, nu m-am plictisit și toate aceste manifestări aproape că erau neobservabile. De ce? Avea o poveste, o poveste reală, cu ancore temporale și evenimente cunoscute de noi toți, care îi dădeau o veridicitate de netăgăduit. Mai mult de atât, povestea nu era al unui străin, ci chiar a lui.

Toate trăirile lui din aventura lui în antreprenoriat ne erau împărtășite așa cum nimeni altul o putea face și astfel, expunerea lui a avut un impact asupra noastră. O a două regulă de aur a prezentatorului este: spune o poveste! Indiferent de conținutul prezentării, stabilește-ți ideile pe care vrei să le transmiți și apoi îmbracă-le într-o poveste, cu introducere, cuprins și încheiere. Tuturor ne plac poveștile, doar am crescut cu ele.