Prezintă, uşor!

Conţinutul acestui articol reprezintă notiţele pe care mi le-am făcut când am parcurs volumul High Impact Speeches. How to create and deliver words that move minds, pe care l-am adăugat de curând în lista de Cărţi utile. Recunosc, nu am parcurs filă cu filă, dar cred că am reţinut ideile cele mai importante.

• Stabileşte-ţi scopul principal al discursului: informare, manipulare sau cu scop de generare a unor sentimente. Un discurs le poate îndeplini pe toate trei, dar de obicei, unul este dominant;
• Notează-ţi titlul ideal, chiar dacă nu o să-l poţi folosi din unele motive (tipul audienţei, locaţie etc.)
• Scrie în totalitate discursul -> poţi estima cât va dura -> te leagă de o structură;
• Vorbeşte în timp ce scrii -> poţi corecta de la început unele fraze nepotrivite;
• Foloseşte mai multe ritmuri în vorbire -> în funcţie de ce emoţii vrei sa transmiţi;
• Foloseşte numere precise pentru a evidenţia lucrurile importante, chiar dacă în realitate nu sunt exacte (“something big or something small“);
• Include perechi sau triouri de cuvinte -> muzicalitate/progresie;
• Cunoaşte-ţi publicul!;
• Gaseşte punctul comun între tine şi public;
• Accentuează punctele pozitive;
• Structura generală a unui discurs:
  • Introducere
    • Mulţumiri
    • Conectează-te cu publicul
      • aprecieri gazdei
      • aprecieri localităţii
      • apreciere aranjament
  • Început
    • Motto -> esenţa discursului (“grabber”)
    • Temele principale
  • Cuprins (autorul recomandă să ne rezumăm la această structura de maxim 3 subteme, pentru a nu complica foarte mult conţinutul)
    • Temele principale cu 3 subteme fiecare;
  • Încheiere
    • Evidenţiază verbal că te apropii de final (“În concluzie…” etc.)
    • Recapitulare scurtă a temelor discutate
    • Final în forţă
    • Repetă scopul discursului

Acestea sunt ideile care mi s-au părut mai importante. În carte sunt detaliate lucrurile mult şi se menţionează inclusiv de sintagme ce trebuiesc evitate, greşeli frecvente şi alte lucruri interesante pe care le puteţi descoperi cumpărând cartea (e destul de scumpă) sau împrumutând-o de la o bibliotecă, aşa cum am făcut eu.

Deși o prezentare poate fi susținută fără niciun fel de material vizual, acesta, dacă este folosit inteligent, ajută la transmiterea eficientă a informațiilor către public.

În acest articol mă voi rezuma doar la slideuri, fie că sunt PowerPoint, prezi.com sau de alt fel. Există niște reguli simple de bază pentru acest tip de conținut. Acesta trebuie să completeze speechul și nu să distragă atenția publicului de la prezentator:

1. O singură idee per slide. Creierul uman nu poate procesa foarte multă informație la un moment dat, de aceea nu înșiruiți mai mult de o idee pe zona utilă (slideul);
2. Folosiți cuvinte cheie, esențiale. Nu întindeți propoziții întregi în prezentare. Dacă publicul găsește toată informația pe slide, de ce să te mai asculte pe tine, când poate citi. Slideul distrage în loc să completeze.
3. Evitați greșelile de ortografie în textul scris al prezentării. Greșeala ortografică va sări în față și va fi reținută de către cei ce privesc, ori scopul e să rețină ideile și nu că ai scris greșit un cuvânt. Pe lângă pierderea focusului asupra conținutului, greșelile dau dovadă de neglijență, lipsă de profesionalism și nu vrei acest lucru.
4. Fiți zgârciți la culori. Dacă tema prezentării nu necesită prezența unei multitudini de culori pe slideuri, atunci limitați-vă la una sau două culori. Informația utilă trebuie să iasă în evidență și nu fundalul sau culoarea fontului.
5. Agenda prezentării nu trebuie să lipsească din prezentare. Și marcați vizual începerea și terminarea unei secțiuni a prezentării.
6. O imagine face cât 1000 de cuvinte. E adevărat, dar nu exagerați, din același motiv ca la 1 și la 4.

Țineți minte și regula 10, 20, 30 (10 slideuri, 20 de minute, 30 de px dimensiunea fontului), sintetizează o parte din regulile de mai sus.

Una dintre etapele cele mai importante a unei prezentări este pregătirea anterioară expunerii propriu-zise. Indiferent de cât de buni vorbitori suntem, de cât de bine cunoaștem subiectul despre care urmează să vorbim, trebuie să ne organizăm într-un fel ceea ce urmează să expunem în fața publicului, să ne asigurăm că povestea noastră spune ceea ce trebuie. Durata acestei etape scade cu cât începem să acumulăm experiență, începem să “simțim” unele elemente cum ar trebui îmbinate, pentru a obține efectul dorit.

Înainte de a începe orice, trebuie să ne stabilim care e scopul/scopurile prezentării și ce rezultate dorim să obținem prin atingerea acestora. Odată stabilite aceste detalii, începem să construim conținutul, având mereu în minte unde vrem să ajungem. După ce am făcut pe “fițuică” o versiune brută a materialului, trecem de cel puțin două ori prin el și eliminăm orice pare la cea mai mică vedere că nu se potrivește. NU avem nevoie de conținut mult, ci de conținut de calitate. Mult nu înseamnă bine, spune ceea ce vrei să spui și pleacă, chiar dacă durează cinci minute!

După ce am rezolvat cu materialul, trecem la exersat discursul. Atenție, acesta nu trebuie să fie unul tocit, nu asta înțeleg prin a pregăti discursul. Această repetiție are rolul de a-ți da seama cum se îmbină tot ceea ce ai pus pe hârtie atunci când vorbele îți ies pe gură. Fii la fel de critic ca și la ceea ce ai scris! Ai o responsabilitate față de public să nu le irosești timpul.

Să fii foarte bine pregătit în subiectul ce urmează să-l prezinți, dacă nu știi ceva recunoaște cu promisiunea că vei reveni cu un răspuns. Este mai bine să recunoști o scăpare, decât să încerci să o “repari”. În public ai tot felul de tipuri de oameni, unii mai deschiși la informație, alții mai puțin. O descriere interesantă a acestor tipologii, mai ales în cazul unei comunicări cu specific tehnic, găsiți în această carte, Driving Technical Change: Why People On Your Team Don’t Act On Good Ideas, and How to Convince Them They Should. Părerea mea e că unele din acele tipologii se găsesc cam în orice tip de audiență, indiferent de subiect.

În final, dar nu în ultimul rând, nu uitați că această pregătire vă va da mai multă încredere în sine, veți fi mai relaxați și mai raționali.

Esențial pentru reușita unei prezentări este să o facem cât mai accesibilă pentru public. Noi, ca prezentatori, trebuie să ne străduim să o facem cât mai comestibilă și nu publicul trebuie să se chinuie să o descifreze, că doar e interesul lor să învețe (!?!?!).

Titlul unei prezentări creează un set de așteptări în creierul spectatorilor. Atenția lor va fi împrospătată la auzul cuvintelor din titlu în timpul prezentării, acele cuvinte au un rol de declanșator. Acest lucru nu înseamnă că trebuie să le repetăm excesiv, însă trebuie să facem legătura foarte ușor dintre titlu și conținutul efectiv, mai ales atunci când corespondența nu este evidentă. Dar chiar și așa, trebuie să ne asigurăm că punctul nostru de vedere este perceput corect, doar acesta este scopul prezentării. Dacă nu evidențiați relevanța conținutului cu titlul, atunci publicul se va simți fraierit, vor crede că li s-a promis pere și li s-a vândut mere. Nu lăsați loc de interpretări, spuneți ceea ce vreți să spuneți.

La fel de important este să ne vindem ideile cu pasiune. Acest lucru este foarte greu dacă ideile nu ne reprezintă, dacă nu credem în ele. Dacă trebuie să prezentăm ceva ce nu ne aparține atunci trebuie să exersăm foarte mult și să avem grijă să părem cât mai naturali, pentru că din momentul în care arătăm, cât de puțin, că nu ne reprezintă vorbele care ne ies pe gură, putem la fel de bine să lăsăm totul și să plecăm. Dacă sunteți nevoiți să prezentați idei “străine” de voi, încercați să contribuiți și voi cu conținut personal și să vă pregătiți foarte bine.

Cine este Bill Clinton?

Poate unul dintre cei mai populari preşedinţi americani, dar cel mai important pentru noi, este un foarte bun prezentator. Ce-l face aşa de bun în acest domeniu, ne spun cei doi autori ai cărţii The Clinton Factor, David Gillespie și Mark Warren.

“Factorul Clinton” reprezintă totalitatea acelor tehnici care îl ajută pe Bill Clinton să exceleze în acest domeniu, ceea ce face foarte bine şi noi putem învăţa de la el. Cele trei dimensiuni ale “factorului Clinton” sunt (şi le voi păstra denumirile în engleză): story, status şi focus. Aceste trei componente combinate şi utilizate corect sunt ingredientele de bază necesare unei expuneri de succes. Le voi comenta pe fiecare pe scurt:

1. Aşa cum am mai discutat, povestea este foarte importantă. Nu o să mai reiau aici acest subiect.
2. Statusul se referă la atitudinea ta generală: fizică, mentală, emoţională, vocală. Statusul general trebuie să fie la un nivel mediu, între 5 şi 7, treci peste 7 dai senzaţia că vrei să impui, sub 5 pari că cerşeşti atenţie. Trebuie să ne folosim limbajul trupului pentru a transmite o atitudine deschisă, calmă, care să încurajeze publicul să se deschidă, să fie receptiv.
3. La capitolul focus trebuie reţinută tehnica unui domn, pe nume Konstantin Stanislavski. Acesta a revoluţionat tehnicile de actorie din lumea întreagă, dar aici ne interesează doar cercurile lui de concentrare. Cele trei cercuri de concentrare se referă la trei niveluri de focus, din exterior spre interior, de la focus spre departe la focus spre aproape, de la focus distribuit la focus concentrat.

Cercurile de concentrare

Primul nivel sau cerc de concentrare este cel al focusului distribuit, cel de la care plecăm, de obicei într-o prezentare. Ne focusăm privirea în public, în depărtare, “survolăm” cu privirea publicul spre extremităţi în timp ce vorbim, în felul acesta cu toţii vor simţi un contact între prezentator şi ei, chiar şi cei din faţă.

Al doilea nivel constă în a face contact visual direct cu oameni din public, la întâmplare. La unii vorbitori se poate observa cum îşi plimbă capul atunci când vorbesc (doi oameni din stânga, doi din centru, doi din dreapta, apoi de la capăt). Contactul vizual nu trebuie să dureze mai mult de 2-3 secunde şi trebuie să îţi plimbi privirea cât mai mult prin sală. Unii oameni au tendinţa să se uite doar într-o anumită zonă, din diferite motive.

Al treilea nivel este cel al gândirii. Acest nivel este folosit mai ales in interviuri. Când Bill Clinton primeşte o întrebare, nu îl întrerupe pe cel din faţa lui şi  înainte de a răspunde face o pauză de gândire, chiar dacă este sau nu necesară. Această pauză trebuie să fie cât mai naturală şi să nu dureze prea mult.

De obicei, pentru prezentatori, primul cerc este cel menținut cel mai mult și este cel mai confortabil. Din acesta se trece la unul din celelalte două. Cel de-al treilea cerc trebuie folosit cu grijă și în momente bine planificate. Unii își încep expunerile cu cel de-al treilea cerc, în așteptarea ca publicul să se liniștească, mimând aranjarea foilor, semnalând începerea discursului și fără ca publicul să se simtă mustrat în vreun fel.

Pe post de încheiere…

În încheierea acestui articol vă pun la dispoziție, cu ajutorul youtube.com, două filmulețe cu Bill Clinton. Urmăriți și încercați să identificați elementele de mai sus in speechurile lui. Și nu în ultimul rând, citiți The Clinton Factor, nu veți regreta!

De curând am participat la o prezentare din care am realizat un lucru foarte important: povestea pe care o spui contează enorm! Poate la restul elementelor mai poți face rabat, dar povestea pe care o spui, experiența pe care împarți celor din fața ta contează cel mai mult.

Dragoș nu a avut o prezentare PowerPoint sau orice alt element vizual, doar pe el. Deși avea emoții vizibile, se plimba dintr-o parte în alta și din când în când, expira adânc încercând să-și calmeze emoțiile, nu m-am plictisit și toate aceste manifestări aproape că erau neobservabile. De ce? Avea o poveste, o poveste reală, cu ancore temporale și evenimente cunoscute de noi toți, care îi dădeau o veridicitate de netăgăduit. Mai mult de atât, povestea nu era al unui străin, ci chiar a lui.

Toate trăirile lui din aventura lui în antreprenoriat ne erau împărtășite așa cum nimeni altul o putea face și astfel, expunerea lui a avut un impact asupra noastră. O a două regulă de aur a prezentatorului este: spune o poveste! Indiferent de conținutul prezentării, stabilește-ți ideile pe care vrei să le transmiți și apoi îmbracă-le într-o poveste, cu introducere, cuprins și încheiere. Tuturor ne plac poveștile, doar am crescut cu ele.

Majoritatea oamenilor cărora li se sugerează măcar ideea de a face o prezentare în fața unui public, mai ales oameni necunoscuți, întră în panică. Unii mai mult, alții mai puțin. Adrenalina își face simțită prezența, palmele transpiră, vocea tremură, nu reușim să ne concentrăm. Pentru că în situații de pericol, corpul nostru comută controlul pe reflexe și nu pe gândire. Creierul nostru reptilian preia controlul și ne strică bunătate de prezentare. Este o reacție foarte ciudată, pentru că nu este nici un pericol real.

Este foarte important ca un prezentator, chiar dacă are emoții, să nu și le arate. Emoțiile sunt percepute de către public ca nesiguranță, că prezentatorul nu crede în ceea ce spune. În subconștientul celui din public atunci se pune o barieră pentru orice ar spune omul din față, „tipul ăsta îmi vinde gogoși, dacă el nu are încredere în ideile lui, eu de ce le-aș reține?”.

Emoțiile vin din nesiguranță, dar nu neaparat din nesiguranță în ideile pe care vrem să le transmite, ci mai mult din neîncredere în capabilitățile proprii. Ne este frică de faptul că o vom da în bară și mai mult de atât, vom avea și martori, care ne vor judeca și vor râde de noi. Știți vorba aia, „de ceea ce îți este frică, nu scapi!”.

Am stabilit că nu avem încredere în noi să ținem o prezentare, că nu suntem pregătiți pentru orice ar putea interveni acolo. Ce-am putea face pentru a depăși situația asta? Păi, am putea să ne pregătim foarte bine prezentarea. Să fim mulțumiți în interiorul nostru că am inclus tot ce trebuia, că este exact așa cum ne-am dorit. Dar despre pregătirea unei prezentări voi vorbi mai mult într-un articol următor.

Pe lângă o pregătire serioasă, ajută să ne facem un ritual înainte de prezentare. Un fel de declanșator care să inducă creierului starea dorită din timpul prezentării. Ritualul trebuie „testat” întâi, nu vrem un ritual care a precedat o experiență nefavorabilă. Trăirile noastre se bazează foarte mult pe rememorarea unor experiențe anterioare. Ni se întâmplă să ne amintim diferite evenimente din viața noastră și să simțim aceleași sentimente ca în momentul respectiv. Amintirea ne-a fost declanșată voluntar sau involuntar prin ceva ce am făcut sau am văzut/auzit/simțit. Putem folosi acest mecanim în favoarea noastră: ne pregătim foarte bine prezentarea, ne facem un ritual, prezentarea iese bine și am dat lovitura, am scăpat de emoții pentru totdeauna!

Iată o serie de alte sfaturi pentru a te ajuta să scapi de emoții:

1. Încearcă să faci niște exerciții de respirație: trage aer adânc în piept, ține-l câteva secunde și apoi expiră mult mai încet decât ai inspirat. Repetă exercițiul acesta până te liniștești;
2. Cântă, fredonează CU VOCE TARE o melodie  preferată;
3. Exersează gol/goală. Ai nevoie de o oglindă în care să te poți vedea în întregime;
4. Cât timp aștepți să înceapă prezentarea, încearcă să te relaxezi. Așează-te pe un scaun și lasă-ți mâinile pe lângă corp, imaginează-ți că degetele ți se sprijină pe podea și prin ele se scurg toate emoțiile tale;
5. Să nu bei alcool înainte, în ciuda zvonurilor nu te va ajuta!;
6. Folosește-ți mâinile la gesticulat, dar nu exagera. Nu te juca cu un breloc sau cu alte obiecte. Controlează-ți gesturile inutile, să nu devii obositor de urmărit;
7. Dormi bine în noaptea de dinainte, oboseala ca și alcoolul nu te ajută cu nimic.

Trebuie să îți spui că nu ai niciun motiv de frică și că ieși în fața publicului ca să te distrezi. Ieși în fața lor și expuneți ideile cu pasiune și arată-le ca le vinzi pontul vieții lor. Dacă tu crezi în ele cu adevărat, atunci și ei o vor face!

Cu cât am devenit mai dependenți de computere și Internet, cu atât am uitat să comunicăm cu ceilalți față în față. Comunicarea între noi și prieteni, rude, colegi se desfășoară din ce în ce mai mult în fața computerului. Totuși, în acest moment, niciun fel de comunicare virtuală nu are același impact cu una făcută direct.

Există multe meserii care, pe lângă latura strict ce ține de profesie, au o puternică latură socială, necesită implicare și comunicare cu oameni (profesorii, trainerii, coacherii, funcționarii publici, managerii, chelnerii etc.). Unii trebuie să facă o prezentare mai elaborată, alții doar o scurtă expunere orală. Indiferent de complexitate, există niște puncte comune și niște aspecte care trebuie luate în considerare.

În România, în momentul de față nu există vreo „școală” publică (sau cel puțin nu știu eu de ea) care să te pregătească în acest domeniu.

Cel mai tare am simțit lipsa unei astfel de „școli”, culmea, în școală. Mulți dintre oamenii pe care îi aveam în față, la catedră, deși erau poate foarte buni profesioniști în domeniul în care predau, stăteau prost la împărtășit informații către elevi. Cauzele pot fi mai multe: lipsa unei pregătiri în acest sens, lipsa implicării și lista poate continua.

În timpul facultății, am făcut modulul de pedagogie de 4 semestre, în cazul în care m-aș fi hotărât să predau la un moment dat. A fost făcut în același stil ca și restul cursurilor. Multă teorie, metodologie, practică aproape zero. Nu te învață nimeni nimic despre cum să-ți organizezi materialul, cum să-l rezumi într-o prezentare, fie ea în format PowerPoint, fie că desenezi pe tablă/flipchart sau cum să te comporți în cadrul unei prezentări(poziție, postură, atitudine, etape). Practic viitorii profesori trec prin acest curs, aceasta este pregătirea lor pedagogică înainte de a se afișa în fața unei clase. Mie mi se pare la fel de important ca și cursurile legate de specialitatea pe care o predai, să ai o pregătire în această direcţie. Degeaba ai niște informații, dacă nu știi să le transmiți, să le răspândești.

Din punctul meu de vedere, atunci când un prezentator vine în fața mea nepregătit pentru ceea ce are de zis, fie că e vorba de conținut slab, comportament, organizare etc., acel prezentator arată lipsă de respect față de mine, spectatorul. Prin urmare, aș enunța o primă regulă pentru prezentatori: Respectă-ţi publicul! Cred că această regulă este cea mai importantă și cred că datorită nerespectării acestei reguli ies prezentări proaste, în general.

Îmi doresc să fie majoritare prezentările bune şi nu cele proaste, mai ales acolo unde banii oricum se dau, indiferent de calitatea prestaţiei, ca în şcoli, în facultăţi, sau în unele companii. Hai să fim mai responsabili şi mai respectuoşi, faţă de noi şi faţă de ceilalţi!